[물류] 주문 관리 시스템(Order Management System, OMS)이란?

주문 관리 시스템(Order Management System, OMS)

주문 관리 시스템은 Order Management System으로, OMS라고 부릅니다. 우리는 네이버나 쿠팡, 11번가, 옥션 등에서 물건을 사려면 해당 물품 페이지에 가서 주문을 해야 합니다. 주문을 하게 되면 주문하고 싶은 품목, 수량 등을 선택하고, 결제를 하고 주문을 하게 됩니다. 물건을 파는 회사 입장에서 이 주문을 효율적으로 관리하면서 마케팅 또는 데이터 분석을 통해 더 많은 value를 뽑아내고 싶어합니다. 예를 들어, 고객들의 물품 구매에 따라 각 고객들의 관심있는 상품이라던지, 구매 시기, 구매 패턴 등을 분석하여 마케팅이나 추천 서비스로 제공할 수 있습니다. 이렇게 OMS에서 데이터를 뽑아내서 다방면으로 value를 만들어 낼 수 있습니다. 이 때, 직접적으로나 간접적으로 사용하는 것이 바로 주문 관리 시스템(Order Management System, OMS)입니다.

 

주문 관리 시스템(Order Management System, OMS)은 결국엔 구매 주문이라던지, 판매 주문이라던지 구매와 판매에 대한 주문 버튼을 클릭하는 것으로 시작이 됩니다. 주문이 있어야 운송 관리 시스템, 창고 관리 시스템 등에서 작업을 시작할 수 있습니다. 즉, 첫 시작은 주문 관리 시스템에서 시작한다고 볼 수 있습니다.

 

 

위의 사진은 우리가 정말 많이 사용하는 네이버 쇼핑에 대한 프로세스입니다. 우리는 네이버 쇼핑을 하면서 물품을 주문만 하면 구매한 물품을 집 앞에서 받을 수 있습니다. 그래서, 이 OMS는 주문 관리(주문, 취소, 교환 등), 결제, 배송, 반품 등을 관리한다고 볼 수 있습니다.

 

네이버 쇼핑에 대한 프로세스 내용은 아래와 같습니다.

 

① 물품 주문

② 물품 배송

③ 물품 수령

 

구매한 고객은 이 네이버 주문 프로세스만 사용만 하면 그 중간 과정을 텍스트로 확인만 할 수 있을 뿐 어떻게 진행되는지에 대해서는 알지 못합니다. 이 알지 못하는 과정을 더 매끄럽고 효율적으로 관리하기 위해서는 주문 관리 시스템(Order Management System, OMS)이라는 첫 단추를 잘 꿰어야 합니다.

 

OMS PROCESS

물류에서의 OMS는 다른 물류 시스템과 다르게 상대적으로 많이 복잡성이 낮습니다. 단, 예외 케이스가 있으니 고정 관념이 있어서는 안됩니다.

 

1. 주문 데이터 수신

OMS 프로세스 첫 번째는 고객이 주문을 하면 주문에 대한 데이터를 받는 것입니다. 데이터를 어떤 방법이든 주문을 받아야 OMS에서 데이터를 핸들링할 수 있고, OMS를 사용하는 사용자 입장에서 데이터를 입맛에 맞게 사용할 수 있습니다.

 

데이터를 수신 받는 방법은 외부에서 데이터를 받는 경우, 자사 솔루션 또는 홈페이지를 사용하는 경우, 수기로 데이터를 송신하는 경우 등 정말 다양한 방법으로 데이터를 수신 받을 수 있습니다. 크게 대표적으로 위의 3가지에 대해 설명하겠습니다.

 

1) 외부에서 데이터를 받는 경우

데이터를 수신 받을 때, 외부에서 데이터를 받는 경우가 정말 많습니다. 예를 들어, 네이버 쇼핑에 입점하여 물품을 판매하는 경우에 물품을 판매하는 회사에도 따로 주문 관리 시스템이 있을 경우 이 데이터를 받아야 합니다. 즉, A라는 회사에서 B라는 회사의 물품을 구매하기 위해 주문을 할 경우에 포털 사이트에서 주문을 하면 그 포털 사이트에서는 B라는 회사의 OMS 시스템에 데이터를 송신해야 합니다.

 

위와 같이, 외부 시스템(SAP, ERP 등)에서 OMS로 데이터를 송신해야 하죠. 이 송신을 할 때 방법은 정말 다양하게 있습니다. 외부와 내부의 협의를 통해 인터페이스 테이블을 만들어 외부에서는 데이터를 인터페이스 테이블에 넣고, 내부에서는 인터페이스 테이블에서 데이터를 가져가는 방식으로 사용할 수 있습니다.

 

 

또한, API도 마찬가지입니다. API로도 head와 body에 데이터를 실어 던지면, 그것을 받아 데이터를 송수신 하는 방법도 있죠. 이것은 맨 처음 협의를 할 때 정하여 설계를 해야 하는 부분입니다. 즉, 오더를 처음으로 받아올 때는 DB나 API 등을 사용하여 오더를 받아오는 방법도 있습니다.

 

2) 자사 솔루션 또는 홈페이지를 사용하는 경우

물품을 제공하는 회사가 만든 솔루션이나 홈페이지에 고객을 위한 포털 사이트가 있을 경우에는 다이렉트로 OMS에 데이터를 수신받을 수 있습니다. 이 경우에는 포털에서 제공하는 화면에서 주문 정보를 입력하거나, 수기로 등록하는 등의 방법으로 사용할 수 있습니다. 

 

수기로 주문을 등록하는 방법은 다양합니다. 엑셀에 주문 데이터를 작성하고 엑셀 업로드를 하는 방식을 사용하거나, 하나씩 직접 수작업을 하여 주문을 하거나, 아니면 엑셀이 아닌 다른 문서를 통해서 데이터 전처리 작업을 진행하고 데이터 송신을 하는 방법 등 다양한 방법이 있어서 고객이 원하는 방향에 맞춰 적용하면 됩니다.

 

2. 주문 데이터 전처리 작업

외부나 내부에서 주문 데이터 수신을 받았으면, 이제 우리 솔루션이나 시스템에 맞게 데이터를 가공해야 합니다.

 

 

위와 같이, 인터페이스를 통해 주문 데이터를 OMS 데이터베이스에 데이터를 넣으려면 우리의 입맛에 맞게 데이터를 가공해야 합니다. 여기서 가장 중요한 것이 인터페이스를 통해 받은 데이터가 정확하지 않을 수 있다는 것을 항상 염두해야 합니다. 데이터가 정확하게 들어오지 않으면, OMS에서 데이터 무결성이 깨지면서 데이터가 꼬이는 경우가 발생합니다. 그렇기 때문에, 저 데이터 전처리 작업은 우리의 입맛에 맞게 데이터를 가공하면서 데이터의 정확성까지 확인해야 합니다.

 

 

위와 같이, OMS DB에 데이터를 넣기 전에 Validation을 진행해야 합니다. 테이블 내에 필수 컴럼 데이터가 들어왔는지를 확인하고, 형식에 맞지 않는 데이터 거르고, OMS 에 맞게 문서 번호라던지, 주문 번호라던지를 채번하여 생성하는 등의 데이터 전처리 및 Validation 작업을 진행해야 합니다.

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2022년 12월 7일 v1.0 작성 (내용 추가 필요)