업무 변화 및 업무 처리 방법을 위한 승격자 교육 후기

회사를 다닌지 2년이 넘어가면서 P1에서 P2로 진급을 했다. 그래서, P1에서 P2로 승급하는 승격자를 대상으로 "승격자의 업무 변화와 업무관리, 업무개선 문제해결 방법"이라는 주제를 가지고 승격자 교육을 받았다. 사원에서 대리까지 진급 기준은 평균적으로 3~4년 정도가 되어야 한다고 하지만, 우리 그룹사 기준으로는 2년인 것 같다. 그렇기 때문에, 사원에서의 경험이 짧아 사바사이지만 업무 적응력이나 해결 능력이 다소 부족하다고 할 수 있겠다.

거의 대부분은 대리가 되는 그 순간에 대부분 이런 말을 한다.

1. 대리면 이 정도는 할 수 있어야지.
2. 진급했는데 이것도 못해?
등등등

우린 아직 신입사원인 응애에요. 신입사원 OJT를 받고 이제서야 조금씩 응애 사과나무 새싹 자라요! 하고 있는데, 빨리 사과 내놓으라고 물도 햇빛도 안주고 멱살만 잡고 뒤흔들고 있으니 여기서 많은 사람들이 이직 생각을 한다. 그렇기 때문에, 우리가 많이 보는 원피스에서는 대해적의 시대라면, 우리의 직장인 삶은 대퇴사의 시대라고 할 수 있겠다.

그래서 회사에서 이러한 어느 정도 gap을 줄이기 위해 교육을 받으라고 대전 테크노돔으로 보내버렸다.

교육의 첫 시작은 업무를 효율적으로 하기 위한 업무 선택 방법에 대한 문제였다.

1. 명확한 업무 지시 사항 확인하기

이 교육에서 한 가지의 설문조사를 했다. 업무를 진행하는데 있어서 가장 힘든게 무엇이었냐고. 가장 힘들었던 것은 정확한 업무 지시가 없어 업무를 진행 함에 있어 GUESS를 해야 하는 것이 너무 어렵다고.

그래서, 우리가 회사에서 위의 사수 또는 팀장에게 업무 지시를 받을 때에는 명확하게 업무 지시 사항을 받지 못하거나 이해를 못했을 경우에는 다시 찾아가 이해가 될 때까지 업무에 대한 지시사항을 명확하게 파악하는 것이 가장 중요하다.

2. 마감 일자의 방법

어떤 업무를 지시를 했으면, 이제 업무에 대한 히스토리나 업무 순서를 생각하기 전에, 업무의 데드라인을 먼저 확인을 하자. 결국엔 업무가 주어졌을 때, 업무 데드 라인을 기준으로 업무에 대한 순서를 결정하고 그 후에 히스토리를 들어도 무관하다. 마감 일자를 잡고, 그 다음 업무에 대한 방향성을 잡는게 더 좋은 방법이다.

3. 받아들이기

이제 업무에 대한 계획을 잡고 해야할 일이 15개가 생겼다. 근데, 아무리 생각해도 일정 안에 15개를 다 못할것 같고, 10개 정도는 할 수 있을 것으로 보인다.

그러면, 우리는 선택지가 있다.

1) 15개는 너무 많으니 10개가 적당하다고 협의한다.

2) 일단 업무를 진행한다.

3) 15개는 너무 많으니 15개와 10개의 평균인 12~13개로 절충한다.

여기서의 강사님의 추천은 2번이다. 단, 여기서 가정은 업무가 새로운 업무일 경우에는 2번을 진행을 한다. 왜냐하면, 기존에 해보지도 않은 업무인데 제대로 된 유추를 할 수 없으니 진행을 하다가 중간보고 때 피드백을 해보는 방법이 제일 적절하다. 근데, 업무가 새로운 게 아닌 경우에는 1번이 좋다. 그 일정 안에 하지 못하니 사전에 협상을 하고, 인력 또는 일정을 추가적으로 받는게 문제 해결 방법이다.

4. 리스크 발견 시의 대응 방법

계획서를 빨리 달라고 하는데 리스크를 발견했다. 그러면, 우리가 해야할 일들은 먼저 계획서를 작성하는 것일까? 아니면 리스크를 발견했으니 그것에 대한 대응 방안 등을 준비하는 것이 맞을까?

여기서도, 정말 급한 것이라면 계획서를 작성하는게 맞겠지만, 급하더라도 우리가 방법을 선택해야 한다.

즉, 리스크가 있으면 리스크만 보고하지 말고, 리스크의 대응 방안까지 제시를 해야 한다.

리스크를 파악하고, 리스크를 분석하고, 그 해당 리스크의 대응방안을 수립하라.

1) 신입일 경우

신입의 경우에는 리스크에 대한 사이즈를 가늠할 수가 없다. 우리가 해당 리스크가 정말 영향이 미미한 것들도 신입 분들에게는 그 리스크는 거대할 수 있다. 그렇기 때문에, 신입 사원의 경우 팀장에게 리스크에 대한 내용을 공유하는 것이 좋다.

2) 대리 이상일 경우

대리 이상일 경우에는 해당 리스크의 심각성을 검토하고 해당 리스크의 대응 방안을 계획서에 추가 기재를 하여 팀장님과 함께 공유하는 것이 좋다.

5. 일정 관리의 방법

2달 걸리는 업무의 일정을 짰는데, 위에서 1달 반 만에 업무를 끝내달라고 한다. 그러면, 우리는 해당 업무를 다른 팀과의 협업을 진행할 경우에는 일정을 늘려달라고 해야겠지만, 혼자일 경우에는 야근을 하면서 진행을 해보고, 추가적인 인력을 지원하라는 방법을 추천했다.

직급이 올라감에 따라 해야할 일들이 많아졌다.